Se upp för en svag budget – resultatet blir ofta ännu sämre

Så här års börjar de första signalerna komma på att man ”kanske inte når budget”. Det är nästan alltid de svaga budgetarna som spricker först. Därför bör ägare, styrelser och långivare se upp riktigt ordentligt när VD presenterar en budget med ett 0-resultat. Då dröjer det sällan många månader förrän krisen är ett faktum.

Jag har själv vid några tillfällen lagt fram en 0-budget för en styrelse och ännu fler gånger tvingats vara med och klubba igenom en 0-budget som någon annan VD har lagt fram. Nästan alla gånger har året slutat med ett ordentligt minus. Det finns faktiskt en ganska enkel förklaring till att det blir så och utifrån den kan man lära sig en del om hur man kan undvika att det sker.

Först måste man förstå hur budgetprocessen ser ut i de flesta entreprenörsföretag. Oavsett hur processen ser ut på papperet, vilka system man använder och vilka rubrikerna är på budgetposterna så kan man tankemässigt dela in budgeten i 4 övergripande delar.

• Befintliga kostnader
• Nya kostnader
• Befintliga ”säkra” intäkter
• Nya intäkter

I de flesta företag går budgetprocessen till så att posten Nya intäkter anpassas till hur stora de övriga tre posterna är (handen på hjärtat, visst är det så även hos er…). Det innebär att ett företag som har stora Befintliga intäkter i relation till kostnadssidan kan lägga en ganska försiktig post med Nya intäkter, medan de företag som har för lite Befintliga intäkter i relation till kostnaderna allt för ofta försöker att lösa detta genom att öka posten Nya intäkter för att slippa dra ner på kostnadssidan.

Ovanstående ”budgetprocess” leder nästan alltid fram till att de välmående företagen lägger en konservativ budget, eftersom varken ägarna, styrelsen eller banken blir gladare om man budgeterar med 15 % vinst istället för 10 %. Bättre då att överraska positivt. De företag som har det tuffare tvingas däremot stretcha posten Nya intäkter så mycket det bara går för att hamna på eller strax över ett 0-resultat. Detta för att blidka ägare, styrelse och banken. Följden blir alltså att en stark budget tenderar att ge ett ännu starkare resultat medan en svag budget ofta ger ett riktigt dåligt resultat. Enkelt uttryckt därför att den som har bra marginaler har råd att vara försiktigt, medan den som har dåliga marginaler tvingas leva på hoppet.

Som ägare, styrelse, bank eller annan intressent som har skäl att oroa sig för att budgeten är för svag och för att VD inte vågar ta tag i kostnadssidan på ett sätt som egentligen vore nödvändigt, kommer här lite tips på vad man bör titta på innan man godkänner en svag budget.

1. Är budgeten baktung

Ett klassiskt sätt att rädda upp en dålig budget, utan att skära kostnader är att öka intäkterna under andra halvåret. Då finns det fortfarande möjlighet att göra något på säljsidan. Problemet är att detta sällan händer med så kort varsel. Var därför noga med att se hur stor del av intäkterna som ligger under andra halvåret och jämför detta med hur det har varit historiskt. Om företaget brukar ha 45 % av intäkterna under andra halvåret, men budgeterar för att det just i år ska bli 60 %, så är det varningsflagga.

2. Är andelen Nya intäkter större än vanligt

Andelen Nya intäkter av de totala intäkterna är olika från bransch till bransch – låg för en ekonomibyrå, lite högre för en reklambyrå eller ett städföretag och ofta ännu högre för ett rekryteringsföretag, där man oftare byter kunder med varandra. Inom en bransch och framförallt i ett och samma företag tenderar dock andelen Nya intäkter i förhållande till befintliga att vara ganska stabil över tiden. Därför bör detta vara ett nyckeltal man explicit tittar på i budgeten. Här kan man välja att istället jämföra Säkra intäkter med Ospecificerade intäkter eller något annat liknande mått. Om andelen Nya intäkter/Ospecificerade intäkter utgör en mycket större post i årets budget än vad utfallet har varit de senaste 2-3 åren, så är det också varningsflagg.

3. Avviker tillväxttakten från det normala

Oavsett om det handlar om ett växande bolag, ett krympande bolag eller ett konjunkturberoende bolag, så finns det nästan alltid mönster i hur omsättningen har utvecklats över tiden. Genom att titta på trenden de senaste 5-10 åren och till detta lägga de budgeterade intäkterna, kan man också få viktiga signaler om budgeten är realistisk.

4. Hur stor del av kostnaderna är redan beslutade

En svag budget karaktäriseras också av att kostnadssidan mest består av befintliga kostnader, d v s sådana som man har med sig in på det nya året och som kräver en aktiv åtgärd för att sänka. I en stark budget finns utrymme för att lägga in nya kostnader som man kan vänta att besluta om till man ser att intäkterna verkligen kommer. I en stark budget finns ofta också en post för oförutsedda kostnader. Båda dessa saker ger en möjlighet att snabbt minska kostnaderna vid behov, en svag budget saknar detta utrymme, vilket innebär att de behov av kostnadsbesparingar som ofelbart kommer när intäktssidan viker, blir mycket svårare att kortsiktigt hantera.

5.Gömmer man kostnader som investeringar

Ett sätt att kortsiktigt få ner kostnaderna är att omklassificera dem till investeringar och då skicka upp dem i balansräkningen. Tyvärr försvinner de ju inte, utan man tvingas istället smeta ut dem över kommande år. För att vara säker på att man inte förskönar en svag budget på detta sätt, ska man alltid redovisa en investeringsbudget tillsammans med resultatbudgeten, så att styrelsen gemensamt kan säkerställa att man följer samma principer för investeringar som tidigare.

Oavsett om man är den som lagt fram en svag budget eller den som sitter på andra sidan och ska godkänna den, så bör man vara medveten om att avvikelser enligt ovan kräver en mycket bra förklaring motiverad med något konkret, t ex högre offertstock eller nya produktlanseringar under andra halvåret. Om det inte finns, så måste man tyvärr ge sig på kostnaderna. Ju tidigare och mer proaktivt man gör det, desto enklare och mindre skadligt är det.

Slutligen är det min absoluta uppfattning att en svag budget alltid måste kompletteras med en ”Profit protection plan”, d v s en plan som på ett mycket genomtänkt sätt visar hur man snabbt kan minska kostnaderna vid behov. Läs mer om detta i ett av mina tidigare bolgginlägg.

Tillbaka