Vad är det som gör att vissa företag över tiden har en högre lönsamhet än andra? Entreprenörens skicklighet, affärsidén eller branschens lönsamhet? Javisst, men utifrån dessa mer eller mindre givna faktorer, finns det stora möjligheter att påverka lönsamheten genom att förbättra den ekonomiska kontrollen i bolaget.
Jag har ägnat en hel del tid åt att jämföra företag i samma bransch med liknande affärsidéer och funnit stora skillnader i lönsamhet mellan dessa. Jag hävdar att givet samma bransch, affärsidé och entreprenörs- och ledningskompetens, så är den ekonomiska kontrollen en av de enskilt viktigaste förklaringarna till varför vissa företag är mer lönsamma än andra. Enkelt uttryckt ger en bättre ekonomisk kontroll ett bättre beslutsunderlag till ägare, styrelse och ledning. Ju bättre ekonomiska beslutsunderlag, desto bättre beslut och desto högre lönsamhet. Här följer 18 konkreta tips på saker du bör ha kontroll på:
Intäktskontroll
Om du har kontroll över hur intäkterna utvecklas på 6-12 månaders sikt, kan du med bättre framförhållning anpassa kostnadskostymen och leveranskapaciteten upp eller ner och då optimerar du lönsamheten vid varje given tidpunkt. För att få den kontrollen måste du hitta olika mätpunkter och relationstal som kan ge en indikation på det framtida intäktsflödet. Varje verksamhet har sina optimala verktyg, men här är några exempel som fungerar för de flesta verksamheter:
- Har du kontroll på hur stor andel av intäkterna som ett normalt år kommer från befintliga kunder och hur stora andel som är nya, ospecificerade intäkter?
- Har du kontroll på hur stor andel av intäkterna i en period som är klara och orderbekräftade när perioden börjar och hur stor andels som normalt ”vänds” (blir bekräftat) under innevarande månad, kvartal eller halvår?
- Har du kontroll på hur stor andel av hela årets orderingång/fakturering som kommer under årets olika månader/kvartal/halvår? Vet man det, så är det större chans att man använder utfallet i en period för att göra rätt prognos för nästa period.
- Har du kontroll över säljpipen, d v s hur många offerter som är utestående, värdet av dem och hur stor andel av offerterna som normalt brukar resultera i affär?
Jag vet att detta ”bara” är matematik och att verkligheten påverkas av både hårt arbete och en hel del slump, MEN över tiden tenderar arbetsinsatsen och slumpen att vara ganska konstant i ett företag och då är historik, trender och nyckeltal förvånansvärt bra hjälpmedel för att förutspå framtiden.
Kostnadskontroll
Kostnader ska i de flesta verksamheter vara betydligt enklare att kontrollera än intäkterna. Ändå är det många företag (i synnerhet entreprenörsföretag) som har förvånansvärt dålig kontroll över sina kostnader. Här är några saker som jag tycker att varje VD/ledning bör ka kontroll över:
- Har du kontroll på exakt hur stora kostnaderna är de närmsta tre månaderna? Med undantag från en del direkta kostnader som kan påverkas av intäkterna, så ska kostnaderna de tre närmaste månaderna vara mycket enkla att beräkna. Det ger en grundtrygghet i det löpande beslutsfattandet.
- Har du kontroll på hur olika kostnader påverkas när företaget växer eller krymper, d v s vilka kostnader som är fasta, halvfasta och helt rörliga? Detta hjälper dig bl a att förstå hur mycket av en intäktsökning som hamnar på sista raden och därmed också hur mycket sälj- och marknadskostnader du kan investera i en volymökning för att den ska kunna räknas hem.
- Har du kontroll på hur förhållandet mellan olika typer av kostnader ser ut i företaget och hur detta är jämfört med tidigare år och/eller med andra företag i branschen? Med hjälp av den analysen är det lättare att förstå vilken typ av kostnader som man kan/bör minska.
- Har du kontroll på hur stora vissa typer av kostnader får vara (t ex personalkostnader) om företaget ska kunna nå en viss vinstnivå i er bransch? Ett tjänsteföretag har t ex svårt att nå 20 % vinstmarginal om personalkostnaderna är högre än 55-60 % och en restaurang med hyreskostnader över 10 % gör sällan några större vinster.
- Har du kontroll på vilka kostnader som är affärskritiska för den löpande verksamheten och vilka kostnader som främst syftar till den långsiktiga utvecklingen? Många företag har väldigt höga utvecklingskostnader, utan att tillräckligt tydligt relatera dem till mätbara ekonomiska mål.
Lönsamhetskontroll
Att veta vilka delar av verksamheten som tjänar pengar och vilka som inte gör det är A och O i ett bra ekonomiskt beslutsunderlag. Jag tycker att man i princip alltid ska sträva efter att alla delar i företaget ka tjäna pengar (motsatsen skickar ofta fel signaler till kunder, anställda eller leverantörer), men även om man i undantagsfall accepterar att vissa delar inte tjänar pengar, måste man likväl veta om detta för att kunna fatta medvetna beslut.
- Har du kontroll på lönsamheten på företagets olika produkter/produktgrupper och vet du vad orsakerna är till varför vissa är mer lönsamma än andra?
- Har du kontroll på lönsamheten på företagets olika kunder/kundgrupper och vet du vad orsakerna är till varför vissa är mer lönsamma än andra?
- Har du kontroll på lönsamheten på företagets olika avdelningar/konsulter/säljare och vet du vad orsakerna är till varför vissa är mer lönsamma än andra?
Om du kan svara på dessa frågor, så har du ett betydligt bättre beslutsunderlag för bl a prissättning, prioritering av försäljningsinsatser, produktutveckling, kundförhandlingar och medarbetarsamtal.
Fler saker att ha kontroll på
Det finns en rad ytterligare faktorer att ha kontroll på när det gäller ekonomin. Här är några av de viktigaste:
- Har du kontroll på faktureringen – att allt blir fakturerat, att det sker snabbt och att kunderna betalar i tid? Detta ger bättre kassaflöde, lägre räntekostnader och minskar risken för kundförluster.
- Har du kontroll på förhållandet mellan investeringar och avskrivningar och hur det påverkar kassaflödet? En bra kontroll på detta innebär t ex att du med större säkerhet kan avgöra hur stort problem en tillfällig förlust är. Det ger dig också större kontroll på hur stort utdelningsutrymmet kommer att vara givet ett visst resultat.
- Har du kontroll på hur mycket likviditet som är bundet i rörelseapital (t ex varulager och kundfordringar) och vad du kan göra för att minska detta?
- Har du kontroll på när kund- och leverantörsavtal förfaller till omförhandling? Då minskar risken att du missar möjligheten till ökade intäkter eller sänkta kostnader.
- Har du kontroll på storleken på semesterlöneskulden och på att den är rätt beräknad så att det inte blir några negativa överraskningar i bokslutet eller när anställda slutar?
- Har du kontroll på att ni har rätt ränta på checkkrediten? För ett medelstort företag, kan skillnaden i årlig räntekostnad vara 100 000 kr mellan en bra och en dåligt förhandlad checkkredit.
Bra ekonomisk kontroll skapas genom en kombination av hög ekonomikompetens i styrelse/ledning (det räcker inte med en ensam ekonomichef), bra strukturer och rutiner samt ett bra systemstöd. De företag som lyckas med detta kommer kunna höja sin lönsamhet med flera procentenheter jämfört med de företag som brister i ekonomisk kontroll.
Om ditt företag kan svara på minst 15 av dessa frågor, så har ni relativt bra ekonomisk kontroll. Då är jag ganska säker på att ni också har en rörelsemarginal som är bättre än branschgenomsnittet. Om ni inte har en aning om merparten av dessa frågor, så vet du vad som bör vara fokus på nästa styrelse/ledningsmöte!
Tillbaka
Så bra artikel. Vilken ränta bör en bra förhandlad checkkredit ligga på i dagsläget?